Üretkenlikte Çılgın Olan Kişilerin Zaman Yönetiminde Kullandıkları 13 Teknik

Hayatınızda iyi zaman yönetimi tekniklerine adapte olmak, gününüze olabildiğince çok işi sıkıştırmakla ilgili değildir.

Bu, çalışma şeklinizi basitleştirmek, işleri daha hızlı halletmek ve işleri daha iyi yapmakla ilgilidir. Bunu yaparak, oynamak, dinlenmek ve sevdiğiniz şeyleri yapmak için daha fazla zamanınız olacak.

Daha çok değil, daha akıllı çalışmakla ilgilidir.

Hepimizin bir günde 24 saati var. İşimizi bu 24 saati nasıl kullandığımız tanımlar.

Zamanı depolayamaz, tutamaz, ödünç alamaz veya daha sonra kullanmak için saklayamazsınız. Onu hayatına anlam katacak şeylerde değerlendirerek kullanmak bizim elimizde.

Zaman yönetimi bir seçimler oyunudur: takip edilecek projeler, tamamlanması gereken görevler, izlenecek rutinler.

“Zaman yönetimi, kenarda tutabileceğimiz bir aktivite veya beceri değildir. Hayattaki her şeyin dayandığı temel beceridir." — Brian Tracy

Aşağıda, en sevdiğim zaman yönetimi tekniklerinin bir listesini bulacaksınız.

Önemli olan şeylere odaklanmak, daha fazlasını yapmak ve üretkenliğinizi artırmak mı istiyorsunuz?

Zamanla başa çıkma şeklinizi değiştireceklerinden bu ilkeler, kurallar ve beceriler dizisini uygulayın.

Zaman Yönetim Teknikleri

1. Zamanınızı İzleyin
2. Zaman Engelleyici
3. Ye O Kurbağayı
4. Pomodoro Tekniği
5. Eisenhower Matrisi
6. Enerji Seviyelerinize Göre Çalışın
7. Dikkat dağıtıcı şeyleri kaldırın
8. 80/20 Kuralı
9. Harmanlama
10. Görevleri Otomatikleştir
11. Gününüzü Planlayın
12. Yapılacaklar Listesi
13. Zaman Kısıtlamalarını Ayarlama Zaman Yönetimi Teknikleri

1. Zamanınızı İzleyin

Her bir göreve ne kadar zaman harcadığınızı biliyor musunuz? Çoğumuz tahmin edebiliriz, ancak tahminlerimiz genellikle yanlıştır.

Zaman izleme, çalışma saatlerinin kayıtlarını tutmak için kullanılan bir zaman yönetimi tekniğidir. Çalışma süresini ölçmeye yardımcı olur ve her bir özel görev için ne kadar zaman harcadığımız hakkında bilgi verir.

Zamanınızı nasıl takip edebilirsiniz?

Manuel olarak yapmak için bir elektronik tablo veya ajanda kullanın. Her 30 dakikada bir ne üzerinde çalıştığınızı yazın.

Veya bir zaman izleme uygulaması kullanabilirsiniz. Zaman izleme uygulamaları, üretkenliğiniz hakkında gerçek veriler sağlamanıza yardımcı olabilir.

RescueTime (https://www.rescuetime.com/), bilgisayarda tam olarak nasıl zaman geçirdiğinizi izleyen ücretli/ücretsiz bir uygulamadır. Haftanın sonunda, zamanınızı nasıl harcadığınızı açıklayan bir rapor alabilirsiniz. Her bir görev için harcanan süre gibi diğer ölçütleri de kontrol edebilirsiniz.

Birkaç hafta sonra, kalıpları fark etmeye ve zamanınızın nerede ve nasıl boşa harcadığınızı öğrenmeye başlayacaksınız.

Zamanınızı nasıl kullandığınızın farkında olarak, boşa giden zamanınızdan kurtulmak için bir plan oluşturabilirsiniz.

Zaman izleme, güçlü bir zaman yönetimi tekniğidir. İşinizle ilgili gerçek verilere sahip olarak, üretkenliğinizi nasıl artırabileceğinize dair içgörüleri ortaya çıkaracaksınız.

2. Zamanı Bloklama

Bazen programınız sizi kontrol ediyormuş gibi geliyor. Yapacak çok şey ve çok az zaman var.

Yapılacak işlerin listesini yapmak ve umutsuzca bunları bitirmeye çalışmak yeterli değildir. Gününüze bir yapı veya rutin kazandırmaz.

Önemli bir unsuru genişletmeniz gerekiyor: zaman

Bunu yapmak için görevleri zamanla ilişkilendirmeye başlayın. Bir görevin ne zaman tamamlanacağını ve ne kadar süreceğini belirleyin.

Kulağa basit geliyor olabilir, çünkü öyle.

Günlerinizde zaman "blokları" oluşturur ve onlara odaklanacaklarınız görevler atarsınız.

Her görev müdahale edilmeksizin kendi zaman bloğuna/çizelgesine uyar.

Zaman bloklama ile programınız tamamen dolar. Çalışma görevleri, sosyal etkinlikler ve dinlenme. Her şey planlanır ve önceliklendirilir.

Bu zaman yönetimi tekniğinin en güzel yanı, sizi zamanınızı nasıl harcayacağınızı anlamaya zorlamasıdır.

Bu, sonsuz yapılacaklar listesinden daha güçlü ve çok daha üretken.

3. Ye O Kurbağayı!

Çok sevdiğim kişisel gelişim uzmanlarından biri olan Brian Tracy'nin Ye O Kurbağayı kitabından:

Havuzdaki her kurbağayı yiyemezsiniz. Ama en büyüğünü ve en çirkinini yiyebilirsiniz ve bu en azından şimdilik yeterli olacaktır.

Her gün en önemli görevinizi belirleyin. Bu sizin kurbağanız olacaktır. İşiniz üzerinde en etkiyi oluşturan görevdir.

Bu kurbağa ile mücadele ederek güne başlayın. En önemli görevinize başlamak ve kesintisiz çalışmak için kendinizi disipline edin.

Neden işe yarıyor?

Çünkü bu basit zaman yönetimi tekniği günün erken saatlerinde bir kazanç getiriyor. Ve bu, ivme ve bir başarı hissi oluşturur. Büyük hedeflere bu şekilde ulaşırsınız: her gün küçük sürekli çaba göstererek.

Hatırlayın:

Önce en kolay görevlerle uğraşmanın cazibesine karşı koymalısınız. Güne her zaman kurbağanızla başlayın.

Ama çok sayıda kurbağanız olduğunda ne olur?

Cevap Mark Twain'de:

Eğer senin işin kurbağa yemekse, en iyisi sabah ilk iş yapmaktır. Ve iki kurbağa yemek senin işinse, en iyisi önce en büyüğünü yemek.

Özetle:

Sabahki ilk işin kurbağayı yemek.

Ve birden fazla kurbağan varsa önce en büyüğünü yemek..

4. Pomodoro Tekniği

Gerçekten en başarılı bulduğum zaman yönetim tekniklerinden biri ve benim için en önemlisi ve en etkilisi bu diyebilirim. Eğer tekrar üniversite çağıma dönme fırsatım olsa ders çalışırken kullanacağım ilk ve en uzun soluklu metot bu olurdu. Gerçi şimdi işimde bu metodu kullanıyorum ve odak konusunda inanılmaz yardımı oluyor. Tabi beraberinde iş bitirme hızım, etkili sonuç almam ve sonrasında bana kalan zaman da cabası.

Bu teknikte tek bir işe odaklanmak can alıcı nokta. Yani bu zaman yönetim tekniğini kullanırken tek derse, tek işe, tek faaliyete odaklanmanız gerek.

Uygulamaya gelince;

25'er dakikalık 4 periyottan oluşuyor ve her 25 dakikadan sonra 5 dakikalık mola ve eğer devam edecekseniz 4 periyot sonunda 15 dakikalık uzun mola vermelisiniz.

Bunun için en güzeli beğendiğiniz aplikasyonu indirebilir veya online pomodoro takip kurabilirsiniz. Burada da zaman kaybetmemeye dikkat edin.

Start demeden önce dikkat dağıtıcı bütün unsurları (cep telefonu, gereksiz defter, kağıt, tablet, mailler vs) ortadan kaldırmalısınız. Yani sadece yapacağınız işle ilgili gereklilikler masanızda veya yanınızda olmalı.

Zamanı başlattığınız andan itibaren 25 dakika boyunca kimseyle de konuşmamalısınız ve derin çalışmaya odaklanarak dışarıdan gelen bütün müdahalelere kapalı olmanız gerek.

Bu şekilde çalışırsanız eminim faydasını fazlasıyla göreceğiniz bir metot olacaktır.

Bununla alakalı youtube'da beraber bu tekniği uygulayabileceğiniz kişiler de var. Tek başıma motive olamıyorum diyorsanız bu şekilde başkaları ile de uygulama yapabilirsiniz.

5. Eisenhower Matrisi

Çalışmanıza nasıl öncelik vereceğinizi bilmek önemli bir zaman yönetimi tekniğidir.

Tüm görevler eşit değildir. Eisenhower Matrisi (Acil - Önemli) en önemli görevlerinizi keşfetmenize yardımcı olur.

Görevler 4 bölüme ayrılabilir:

1. Acil ve Önemli (Q1)
2. Acil Değil ve Önemli (Q2)
3. Acil ve Önemsiz (Q3)
4. Acil Değil ve Önemli Değil (Q4)

Nasıl uygulanacağına gelince:

1. Tüm görevlerinizi yazın. Görev sırası için şimdilik endişelenmeyin
2. Şimdi neyin acil ve önemli olduğunu belirleyin. Acil görevleri "U" ile ve önemli görevleri "I" ile işaretleyin. Görevlerde biri, ikisi birden olabilir veya hiç olmayabilir
3. Her görevi bir çeyreğe yerleştirin ve karşılık gelen işlemi yapın. Q1 görevleri üzerinde hemen çalışın; Q2 görevlerini planlayın; Q3 görevlerini değerlendirin; Q4'te olanları silin.

Dwight D. Eisenhower'a göre:

Önemli olan nadiren acildir ve acil olan ise nadiren önemlidir.

Eisenhower Matrix'i her sabah kullanın. Görevlerinizi sıralamanıza yardımcı olacak etkili bir zaman yönetimi aracıdır.

6. Enerji Seviyenize Göre Çalışın

Enerji seviyeleri üretkenliği etkiler. Dolayısıyla en yüksek üretkenlik sürelerinize kritik işleri planlamalısınız.

En üretken saatlerinizi bulun ve bu dönemlerde derin çalışma şeklinde çalışın.

Enerjiniz düşük olduğunda, düşük değerli ve düşük enerjili görevler üzerinde çalışın.

Örneğin:

Sabahları en üretkenseniz, en kritik işi o dönemde yapın.

Öğle yemeğinden sonra enerji seviyeniz düşebilir. Bu, masanızı temizlemek, e-postaları kontrol etmek veya elektronik tabloları güncellemek için harika bir zaman.

En çok enerjiye sahip olduğunuz zamanı bulmak için, enerjinizi birkaç hafta boyunca bir elektronik tabloda her 30 dakikada bir 1-10 arasında derecelendirin. Sonunda, tablonuzu tanımlayabileceksiniz.

Enerji seviyeleri de haftanın gününe göre değişir. Salı [çoğu insan] için en verimli gün gibi görünüyor. Kendi üretken gününüzü bulun.

Haftanızı enerji seviyenize göre nasıl düzenleyebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

• Pazartesi: Hafta sonu enerji artışı. Hedef belirleme, düzenleme ve planlama gibi düşük talepli görevleri planlayın
• Salı, Çarşamba: Enerjinin zirvesi. En zor görevlerinizin üstesinden gelin. Yazabilir, beyin fırtınası yapabilir, Hazırlık Sürenizi planlayabilirsiniz
• Perşembe: Enerji çekilmeye başlıyor. Özellikle fikir birliğine ihtiyacınız olduğunda toplantılar planlayın.
• Cuma: En düşük enerji seviyesi. Açık uçlu çalışma, uzun vadeli planlama ve ilişki kurma.

7. Dikkatinizi dağıtan faktörleri yok edin

Dikkat dağıtıcı şeyler üretkenliğinize ve odaklanmanıza zarar verir.

Çalışmanız bölündükten sonra yeniden odaklanmanın yaklaşık 23 dakika sürdüğü ileri sürülmektedir (https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf).

The ONE Thing kitabında Gary Keller, çalışmanız bölündüğünde neler olduğunu özetle aşağıdaki şekilde izah ediyor:

İşte gerçek:

Yarım saat çalışmaya tam odaklanmak, 2 saat süre ile görevler arasında geçiş yaparak çalışmaktan daha verimlidir. Görev değiştirme maliyetlerinden kaçınmak için işinizdeki dikkat dağıtıcı unsurları kaldırın.

Dikkat dağıtıcı unsurları gidermek için:

• Telefonunuzdaki ve bilgisayarınızdaki tüm bildirimleri kapatın
• İşiniz için lazım değilse telefonunuzu çalışma alanınızdan uzak tutun veya uçuş modu gibi rahatsız edilmeyeceğiniz şekilde kullanın
• Gürültü önleyici kulaklıklar kullanmaya çalışın veya iş arkadaşlarınız benimki gibi gürültü yapıyorlarsa kesinlikle ortamınızı değiştirin
• Hazırlıklarınızı ve notlarınızı kaybetmeyeceğiniz dosya içine kaydedin ve daha sonra okuyun
• Bir görev için gerekli değilse Wi-Fi'yi kapatın
• İş yerinde sosyal medyayı kullanmayın. Dayanamıyor musunuz? Gün boyunca "uyarı modunu" kapatın
• Telefonunuzu ve uygulamalarınızı (Whatsapp, Hangouts ve Messenger gibi) "Rahatsız Etmeyin"e ayarlayın
• Ofisin varsa kapısını kapatın ve kendinize özel çalışma alanı oluşturun

8. 80/20 kuralını uygulayın

80/20 kuralı "Bir faaliyetin çıktının veya sonuçların %80'inin girdinin veya eylemin %20'sinden geleceğini" belirtir.

Başka bir deyişle:

Sonuçların çoğunu oluşturan doğuran küçük şeylerdir.

Zamanınızı yönetmede daha etkili olmak için, sonuçların %80'ini oluşturan görevlerinizin %20'sine odaklanın. En etkili görevlerinizi gerçekleştirmek için bu zaman yönetimi tekniğini kullanabilirsiniz.

İşte 80/20 kuralını kullanarak kendinize sormanız gereken diğer sorular:

• E-postaların %20'si önemli konuşmaların %80'i mi?
• Dikkatinizi dağıtan şeylerin %80'i kaynakların %20'sinden mi geliyor?
• Görevlerinizin %20'si size işinizden %80 zevk veriyor mu?
• Problemlerin %80'i projelerin %20'sinden mi kaynaklanıyor?
• Müşterilerin %80'i yazılım özelliklerinin yalnızca %20'sini mi kullanıyor?
• Müşterilerin %20'si şikayetlerin %80'ini mi yapıyor?

9. Gruplandırma

Gruplandırma benzer olan belirli görevleri gruplamak ve bunları birlikte yapmaktır. Buradaki fikir, görevlere daha az sıklıkta ve daha uzun süre odaklanmaktır.

Tüm e-postalarınızı tek bir oturuşta okuyup değerlendirdiğinize veya bir Pazar günü bütün bir hafta boyunca yemek pişirdiğinizde, toplu işlem yaparsınız.

Bu zaman yönetimi tekniği, birçok görevde verimli bir şekilde çalışmanıza olanak tanır. Bu şekilde, aktiviteler benzer dikkat gerektirdiğinden akış ve/veya odak hızınızı kaybetmezsiniz.

Gruplandırma, beyninizi bir seferde tek bir görev türüne odaklanmaya zorlar. Böylece başlangıç ve yavaşlama sürelerini, günlük karmaşayı azaltır ve odağı iyileştirir.

Hangi görevleri bir araya getirmeniz gerektiğini keşfetmek için, gün ve hafta bazında tüm etkinliklerinizi yazarak başlayın. Benzer dikkat gerektirenleri bir araya toplayabilirsiniz.

Önce deneyin ve -eğer istediğiniz performansı alamazsanız- yeniden düzenleyebilirsiniz.

İşte bir araya getirebileceğiniz/ gruplandırabileceğiniz birkaç görev:

• Önümüzdeki hafta için tüm blog yayınlarınızı tek bir oturuşta özetleyin
• Tüm iletişimleri işliyor: e-postalar ve telefon görüşmeleri
• Aynı anda birkaç ilgili çalışma sayfasını güncelleme
• Tüm işlerinizi - market alışverişi, kuru temizleme, postane - tek seferde tamamlamak

Grupları odaklanarak daha hızlı işleyip için, Pomodoro Tekniği'ni kullanarak belirli bir süre benzer görevler üzerinde çalışın.

10. Görevleri Otomatikleştirin

Her gün (veya her hafta) aynı görevleri tekrar tekrar yapmanız gerekiyor mu?

Bunları otomatikleştirmiyorsanız, değerli zamanınızı boşa harcarsınız. Yılda binlerce saat kayıp.

Günlük görevlerinizden bazılarını otomatik pilota almak, daha akıllıca çalışmanın anahtarıdır.

10 dakikadan kısa sürede otomatik pilota koyabileceğiniz bazı görevler şunlardır:

• Tekrar tekrar yazmaya devam ettiğiniz e-postalar için "Gmail'de hazır yanıtlar" oluşturun
• Google Takvim'de hatırlatıcılar ayarlayın, böylece hiçbir şeyi asla unutmazsınız
• Dile özgü yazı uyarıcı kullanarak yazınızı düzeltin
• Her hafta veya her ay yapmanız gereken görevler için elektronik tablo şablonları oluşturun

11. Gününüzü Planlayın

Zaman yönetiminizi iyileştirmenin en iyi yollarından biri, onu nasıl kullanacağınızı planlamaktır.

Günlük planlama ritüeli için zaman ayırmak sizi kaostan korur ve gününüze yön verir.

Zamanınızı planlayarak, önünüzdeki zorluklara daha iyi hazırlanmış olursunuz. Bu şekilde, ertelemeye yer bırakmazsınız. Her zamankinden daha hızlı ve sorunsuz çalışacaksınız.

Gününüzü ne zaman planlamalısınız? İki seçeneğiniz var: önceki gece veya sabah ilk iş.

Yapmanız gereken her şeyi yazmak için birkaç dakikanızı ayırın.

Yapılacaklar listenize ne girmeli? Profesyonel ve kişisel hedeflerinize doğru ilerlemenize yardımcı olan görevler bu kapsama girmektedir.

12. Yapılacak-Yapılmayacak Listesi

Matematikte inversiyon adında bir problem çözme tekniği vardır. Sonuçla başlarsınız ve sebebini hesaplamak için geriye doğru çalışırsınız.

Ters çevirme, geriye doğru izleme güçlü bir araçtır. Çözmeye çalıştığınız sorunla ilgili gizli inançları ortaya çıkarmaya sizi zorlar.

Pozitifleri maksimize etmek yerine negatifleri nasıl en aza indireceğinizi düşünmeniz gerekir.

Verimliliği artırmak istediğinizi varsayalım.

İleriye doğru düşündüğünüzde, daha üretken olmak için yapabileceğiniz her şeyi listelemeniz gerekecek. Ancak soruna ters açıdan baktığınızda, üretkenliği azaltacak her şeyi düşünürsünüz.

Yapılacaklar Listesi'ne girin.

Değiştirmek istediğiniz tüm alışkanlıkları ve hayatınızdan çıkarmak istediğiniz aktiviteleri yazın.

Her zamanki iş gününüzü görselleştirin - hoşlanmadığınız insanlarla uzun toplantılar, sıkıcı tekrar eden görevler - ve oradan çalışın.

Hayatınızdan çıkarmak istediğiniz tüm alışkanlıkları içeren bir Yapılacaklar listesi oluşturun. Bunu hayatınızda nelere izin vermeyeceğinize dair bir kılavuz olarak kullanın.

Buyrun birkaç örnek:

• Sabahın ilk işini veya gecenin son işini e-posta göndermeyin
• Sabah toplantısı yok
• İşi teslim edebileceğinizden %100 emin değilseniz, evet demeyin
• Öğleden sonra kahve içmeyin
• Net bir gündemi veya bitiş zamanı olmayan toplantıları veya çağrıları kabul etmeyin

Ters bakış açısnın işe yaramasının nedeni basittir: Yapmayı belirlemediğiniz şey, ne yapabileceğinizi belirler.

Steve Jobs'tan:

İnsanlar odaklanmanın odaklanmanız gereken şeye "evet" demek olduğunu düşünüyor. Ama anlamı bu değil. Var olan diğer yüzlerce iyi fikre hayır demek anlamına gelir. Yenilik 1000 şeye hayır diyor.

13. Zaman Kısıtlamalarını Ayarlama

Belirli bir görevi tamamlamak için belirli bir süreye karar verdiğinizde daha üretken hale gelirsiniz. Bu nedenle son tarihler yaratıyoruz.

Parkinson yasası şöyle der: "iş, tamamlanması için mevcut olan zamanı dolduracak şekilde genişler".

Yani, bir görevi tamamlamanız gereken zamanı azaltırsanız, beyninizi odaklanmaya ve tamamlamaya zorlarsınız.

İhtiyaç duymadığınız zamanlarda bile son tarihler belirleyin. Görevleri tamamlamak ve beyninizi odaklanmaya zorlamak için daha az zaman planlamak.

İşte bir örnek:

Normalde yaklaşık 20 dakika süren bir e-postayı gözden geçirip yanıtlamanız gerekir.

Şimdi, mevcut süreyi 10 dakikaya düşürün, bir geri sayım zamanlayıcısı ayarlayın ve onu yenmek için elinizden geldiğince çok çalışın.

Zamanlayıcı bir aciliyet duygusu yaratır ve sizi odaklanmaya ve daha verimli olmaya iter.

Avantajınız için teslim tarihlerini ve zaman sınırlarını kullanın. Son tarihiniz olmasa bile, bir tane belirleyin. Beyniniz bunu kabul edecektir.

Bir raporu tamamlamak için yalnızca bir saatinizin olduğunu bilmek, Facebook'ta 20 dakikanızı boşa harcamanızı engeller.

Zaman Yönetim Teknikleri Üzerine

Meşgul olduğumuza kapılmak o kadar kolay ki, yaptığımızın tadını çıkarmayı unutuyoruz. İşin nihai amacı eğlencedir. Hoşunuza giden şeyleri yapmaya daha fazla zaman ayırmak istersiniz.

Çalışmak eğlenceli olabilir ve olmalıdır. Motivasyonu, tutkuyu, yaratıcılığı ve üretkenliği teşvik eden eğlencelidir. İşinizden zevk almadığınızda dünyadaki hiçbir zaman yönetimi tekniği size yardımcı olamaz.

Zaman yönetimi tekniklerinden bazıları çok basit ve anlaşılırdır. Diğerleri biraz daha karmaşıktır ancak hepsini günlük hayatınızda rahatlıkla uygulayabilirsiniz.

Ancak unutmayın: herkes farklıdır.

Bunlar benim hayatımda yararlı bulduğum zaman yönetimi teknikleridir, ama sizin için olmayabilir de. Sizin için işe yarayanları benimseyin ve kendi uygulamalarınızı geliştirmeye devam edin.

Düzenli olarak yeniden değerlendirin ve zaman yönetimi becerilerinizi nasıl geliştireceğinizi düşünün.

Kaynak: https://dansilvestre.com/time-management-techniques/